Privacy Policy

Laatste update: 15 mei 2026

De Bussloo Open Water Swim gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens van deelnemers, vrijwilligers, officials, bezoekers en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens gebruiken en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

De Bussloo Open Water Swim wordt georganiseerd door Open Water Bussloo in samenwerking met Voorster Triathlon Bussloo.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

E-mail: andre.vanbuiten@delta.nl
Website: www.openwaterbussloo.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de organisatie van de wedstrijd, communicatie met deelnemers en de veilige uitvoering van het evenement. Het kan gaan om:

  • naam;
  • geboortedatum of leeftijdscategorie;
  • geslacht, voor zover nodig voor wedstrijdindeling en uitslagen;
  • vereniging of team;
  • e-mailadres en telefoonnummer;
  • gekozen afstand of wedstrijdonderdeel;
  • startnummer, capnummer en uitslaggegevens;
  • eventuele noodzakelijke informatie voor veiligheid of calamiteiten;
  • foto’s en videobeelden die tijdens het evenement worden gemaakt;
  • technische gegevens bij bezoek aan onze website, zoals IP-adres en cookiegegevens.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • het verwerken van inschrijvingen;
  • het indelen van deelnemers in het juiste programma, startvak of wave;
  • het opstellen en publiceren van startlijsten en uitslagen;
  • communicatie over praktische informatie, wijzigingen of calamiteiten;
  • het organiseren van jury, veiligheid, tijdwaarneming en wedstrijdadministratie;
  • het voldoen aan verplichtingen richting KNZB, officials en wedstrijdrapportage;
  • het beantwoorden van vragen via e-mail of contactformulieren;
  • verslaglegging, promotie en communicatie over de Bussloo Open Water Swim;
  • het verbeteren en beveiligen van onze website.

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is. Afhankelijk van de situatie gebeurt dit op basis van:

  • uitvoering van de inschrijving of deelnameovereenkomst;
  • wettelijke of reglementaire verplichtingen;
  • gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor een goede en veilige organisatie van het evenement;
  • toestemming, wanneer die specifiek nodig is, bijvoorbeeld bij bepaalde vormen van publicatie of communicatie.

Voor het verwerken van persoonsgegevens is altijd een grondslag nodig onder de AVG. (Autoriteit Persoonsgegevens)

5. Startlijsten en uitslagen

Voor een sportwedstrijd is het noodzakelijk om startlijsten en uitslagen te publiceren. Daarbij kunnen naam, vereniging, categorie, afstand, startnummer, capnummer, gezwommen tijd en klassering worden vermeld.

Deze gegevens kunnen worden gepubliceerd op de website van de organisatie, via wedstrijdsystemen, in de KNZB-webkalender of via andere kanalen die horen bij de normale verslaglegging van een sportevenement.

6. Foto’s en video

Tijdens de Bussloo Open Water Swim kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Deze beelden kunnen worden gebruikt voor verslaglegging, sfeerimpressies en promotie van het evenement, bijvoorbeeld op de website, sociale media of in nieuwsberichten.

Wij gaan zorgvuldig om met beeldmateriaal. Herkenbaar beeldmateriaal wordt niet gebruikt op een manier die deelnemers of bezoekers redelijkerwijs kan schaden. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat herkenbaar beeldmateriaal onder de AVG valt en dat organisatoren daar zorgvuldig mee moeten omgaan. (Autoriteit Persoonsgegevens)

Wil je liever niet herkenbaar in beeld worden gebracht of heb je bezwaar tegen publicatie van een foto waarop je herkenbaar staat? Neem dan contact met ons op via het hierboven genoemde e-mailadres. Wij bekijken dan wat redelijkerwijs mogelijk is.

7. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de organisatie van de wedstrijd of wanneer wij daartoe verplicht zijn. Denk hierbij aan:

  • KNZB of wedstrijdorganisatiesystemen;
  • tijdwaarneming en uitslagenverwerking;
  • officials, juryleden en veiligheidsfunctionarissen;
  • hulpdiensten wanneer dat noodzakelijk is;
  • websitebeheerder of technische dienstverleners;
  • partijen die helpen bij communicatie, inschrijving of administratie.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Inschrijfgegevens en wedstrijdadministratie worden bewaard zolang dat nodig is voor de organisatie, controle, verslaglegging en eventuele vragen achteraf. Uitslagen kunnen langer openbaar blijven, omdat zij onderdeel zijn van de sportieve historie van het evenement. Financiële of administratieve gegevens worden bewaard zolang dat wettelijk verplicht is.

9. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking. Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor de organisatie van het evenement krijgen toegang tot deze gegevens.

10. Website en cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies of vergelijkbare technieken. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Daarnaast kunnen analytische cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Wanneer wij cookies gebruiken waarvoor toestemming nodig is, vragen wij daarvoor vooraf toestemming. Cookies zijn kleine bestanden die door een website op het apparaat van een bezoeker worden geplaatst. (Autoriteit Persoonsgegevens)

11. Jouw rechten

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken. Ook kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of bezwaar tegen verwerking.

Stuur hiervoor een verzoek naar: andre.vanbuiten@delta.nl.
Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om zeker te weten dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan.

12. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze werkwijze, website of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.